7 Cách để giảm chi phí đóng gói hiệu quả cho doanh nghiệp

4.5/5 - (100 bình chọn)

Trong bối cảnh bão giá, đóng gói không chỉ là bảo vệ sản phẩm mà còn là cuộc đua tối ưu lợi nhuận. Nếu quy trình của bạn đang gặp tình trạng lãng phí vật tư hay cước vận chuyển quá cao, đã đến lúc cần một cuộc cách mạng về bao bì. Hãy cùng khám phá những cách để giảm chi phí đóng gói mang tính chiến lược ngay dưới đây để biến khâu đóng gói từ gánh nặng chi phí trở thành lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp

Rà soát và kiểm toán lại quy trình đóng gói hiện tại

Trước khi bắt tay vào bất kỳ sự thay đổi nào, điều tiên quyết là bạn phải hiểu rõ hiện trạng của doanh nghiệp mình. Việc kiểm toán quy trình đóng gói giống như việc khám sức khỏe tổng quát, giúp bạn nhìn thấy những điểm lãng phí mà mắt thường thường bỏ qua. Rất nhiều doanh nghiệp đang vận hành theo thói quen cũ: sử dụng một loại thùng cho mọi sản phẩm, quấn băng dính quá nhiều vòng không cần thiết, hoặc sử dụng vật liệu chèn lót quá đắt tiền cho những sản phẩm không dễ vỡ.

Để tìm ra cách để giảm chi phí đóng gói phù hợp nhất, hãy bắt đầu bằng việc trả lời các câu hỏi: Bạn đang sử dụng bao nhiêu kích thước thùng? Tỷ lệ không gian rỗng trong mỗi kiện hàng là bao nhiêu? Nhân viên mất bao lâu để đóng gói một đơn hàng? Việc thu thập dữ liệu chi tiết này sẽ là cơ sở vững chắc để bạn đưa ra các quyết định điều chỉnh chính xác, tránh việc cắt giảm mù quáng làm ảnh hưởng đến an toàn hàng hóa.

Rà soát và kiểm toán lại quy trình đóng gói hiện tại

Tối ưu hóa kích thước bao bì

Trong ngành logistics hiện đại, khái niệm trọng lượng thể tích đang dần thay thế trọng lượng thực tế để tính cước phí vận chuyển. Điều này có nghĩa là nếu bạn đóng một chiếc USB nhỏ bé trong một chiếc thùng carton to bằng hộp giày, bạn đang phải trả tiền để vận chuyển… không khí. Đây là sự lãng phí kép: vừa tốn tiền vật liệu thùng, vừa tốn tiền cước vận chuyển (đặc biệt là vận chuyển hàng không hoặc chuyển phát nhanh).

Giải pháp triệt để cho vấn đề này là áp dụng chiến lược “Right-sizing” – tức là sử dụng bao bì vừa vặn nhất với sản phẩm. Hãy rà soát lại danh mục sản phẩm của bạn và nhóm chúng theo kích thước. Thay vì chỉ nhập 2-3 loại thùng chung chung, hãy đa dạng hóa kích thước thùng hoặc sử dụng các loại máy cắt thùng carton theo yêu cầu (nếu quy mô lớn).

Thay đổi vật liệu đóng gói

Công nghệ vật liệu bao bì đã có những bước tiến vượt bậc trong thập kỷ qua. Nếu bạn vẫn đang trung thành với những loại thùng carton 5 lớp, 7 lớp dày cộp cho những sản phẩm nhẹ, có lẽ đã đến lúc cần xem xét lại. Thị trường hiện nay cung cấp rất nhiều giải pháp vật liệu thay thế thông minh, giúp giảm trọng lượng gói hàng mà vẫn đảm bảo khả năng chịu lực tương đương.

Ví dụ, thay vì sử dụng thùng carton sóng dày, bạn có thể chuyển sang sử dụng túi niêm phong PE dai bền cho các mặt hàng như quần áo, vải vóc, sách vở. Túi PE rẻ hơn thùng giấy, chống nước tốt hơn và nhẹ hơn rất nhiều. Đối với vật liệu chèn lót, thay vì dùng xốp nổ tốn diện tích lưu kho, hãy cân nhắc sử dụng túi khí hoặc giấy Kraft tái chế chèn hàng. Nghiên cứu kỹ các đặc tính vật lý của vật liệu mới là cách để giảm chi phí đóng gói thông minh, giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm ngân sách vừa thể hiện trách nhiệm với môi trường.

Chiến lược mua hàng và đàm phán nhà cung cấp

Giá thành vật tư đầu vào quyết định rất lớn đến chi phí đóng gói cuối cùng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường mắc sai lầm khi mua vật tư theo kiểu cần đâu mua đó hoặc mua số lượng nhỏ lẻ, dẫn đến việc phải chịu đơn giá cao và chi phí vận chuyển vật tư nhiều lần. Một chiến lược mua sắm thông minh sẽ giúp bạn lật ngược thế cờ.

Hãy thử áp dụng quy tắc gom đơn và dự báo nhu cầu. Thay vì đặt hàng hàng tuần, hãy lên kế hoạch đặt hàng theo quý hoặc 6 tháng để có số lượng đủ lớn, từ đó đàm phán mức chiết khấu tốt hơn với nhà cung cấp. Ngoài ra, việc rà soát và quy về một hoặc hai nhà cung cấp chủ lực (thay vì mua tản mạn mỗi nơi một món) cũng giúp bạn có vị thế đàm phán tốt hơn.

Tự động hóa và chuẩn hóa thao tác để giảm chi phí nhân công

Khi bàn về chi phí, chúng ta thường chỉ nhìn vào hóa đơn mua vật tư mà quên mất rằng thời gian là tiền bạc. Chi phí nhân công cho khâu đóng gói chiếm một tỷ trọng không hề nhỏ. Một quy trình đóng gói thủ công, rườm rà, nơi nhân viên phải loay hoay tìm băng dính, tự cắt xốp, tự gấp hộp sẽ làm giảm năng suất và tăng chi phí trên mỗi đơn hàng.

Để giải quyết vấn đề này, hãy bắt đầu từ việc chuẩn hóa khu vực làm việc. Sắp xếp vật tư khoa học, trong tầm với để nhân viên thao tác nhanh nhất. Đối với các doanh nghiệp có sản lượng lớn, việc đầu tư vào máy móc hỗ trợ như: máy dán thùng tự động, máy thổi túi khí, máy quấn màng co… là khoản đầu tư sinh lời dài hạn. Máy móc không chỉ làm việc nhanh hơn, ổn định hơn mà còn giúp tiết kiệm vật tư ). Tăng năng suất lao động chính là cách để giảm chi phí đóng gói bền vững nhất.

Tự động hóa và chuẩn hóa thao tác để giảm chi phí nhân công

Giảm tỷ lệ hàng hỏng

Có một nghịch lý rằng: đôi khi cách tiết kiệm nhất lại là… chi nhiều tiền hơn cho bao bì. Nghe có vẻ vô lý, nhưng hãy xét đến bài toán “Tổng chi phí sở hữu”. Nếu bạn cố gắng cắt giảm chi phí bằng cách dùng thùng carton mỏng hơn, bỏ bớt xốp chèn hàng, và kết quả là tỷ lệ hàng hỏng khi đến tay khách tăng từ 1% lên 3%, thì bạn đang lỗ nặng.

Chi phí cho một đơn hàng bị hỏng bao gồm: chi phí sản phẩm mới thay thế, chi phí vận chuyển 2 chiều (hoàn về và gửi đi), chi phí đóng gói lại, và quan trọng nhất là sự sụt giảm uy tín thương hiệu. Vì vậy, cách để giảm chi phí đóng gói thực sự khôn ngoan là phải cân bằng giữa tiết kiệm vật tư và an toàn hàng hóa. Hãy test kỹ khả năng chịu va đập của bao bì trước khi áp dụng đại trà. Mục tiêu là tìm ra điểm cân bằng tối ưu, nơi chi phí bao bì thấp nhất có thể mà vẫn đảm bảo tỷ lệ hư hỏng tiệm cận 0%.

Tối giản thiết kế in ấn thương hiệu

Bao bì đẹp là một công cụ marketing tuyệt vời, nhưng in ấn quá cầu kỳ trên thùng carton vận chuyển (thùng cấp 3) đôi khi là một sự lãng phí không cần thiết. Thùng carton vận chuyển thường bị dán tem nhãn đè lên, bị trầy xước, bám bụi trong quá trình logistic. Việc in offset 4 màu phủ kín thùng carton sẽ đẩy giá thành lên rất cao.

Thay vào đó, hãy xem xét phương án in Flexo đơn màu hoặc 2 màu trực tiếp lên thùng carton nâu. Hoặc bạn có thể sử dụng thùng carton trơn tiêu chuẩn và dán decal logo hoặc dùng băng dính in logo thương hiệu để nhận diện. Cách làm này linh hoạt hơn và tiết kiệm hơn rất nhiều.

Hãy dồn ngân sách in ấn đẹp mắt cho bao bì cấp 1 (hộp đựng sản phẩm trực tiếp) để tạo trải nghiệm “Unboxing” cho khách hàng, còn bao bì vận chuyển hãy ưu tiên công năng và giá thành. Đây là cách để giảm chi phí đóng gói được rất nhiều thương hiệu lớn như Shopee hay Tiki áp dụng triệt để.

Không có một công thức chung nào cho việc cắt giảm chi phí, mà đó là sự tổng hòa của nhiều chiến lược: từ việc chọn vật liệu thông minh, tối ưu quy trình vận hành, cho đến việc đàm phán mua hàng. Việc tìm kiếm cách để giảm chi phí đóng gói là một hành trình cải tiến liên tục đòi hỏi người quản lý phải luôn theo sát số liệu và cập nhật các xu hướng vật liệu mới.

>>> Mời bạn xem thêm:

Hãy theo dõi ngay Đóng Hàng Ship COD để bỏ túi thêm nhiều bí kíp đóng gói thực chiến và tiết kiệm nhất. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ là đòn bẩy giúp doanh nghiệp của bạn vận hành hiệu quả và gặt hái nhiều thành công